5 astuces pour gérer ses notes de frais

La gestion des notes de frais est une fonction commerciale nécessaire pour réduire les coûts et éviter les fraudes au sein d’une entreprise. Cependant, elle peut être une tâche fastidieuse, surtout si vous avez plusieurs employés. Les récurrents déplacements de votre personnel sont aussi susceptibles de compliquer vos tâches. Pour réduire le travail, voici cinq conseils qui peuvent vous aider à gérer vos notes de frais.

Ayez une politique claire en matière de dépenses

Déterminez les dépenses que votre entreprise est prête à couvrir et communiquez cette politique très clairement à vos employés. Chacun doit comprendre ce qu’il peut et ne peut pas réclamer. La personne passera moins de temps à parcourir les zones grises des dépenses pour déterminer ce qui est juste ou approprié pour un remboursement. Une bonne idée est de créer un guide de politique clair auquel vos employés peuvent accéder à tout moment s’ils ont une question.

Rendez les dépenses faciles à suivre

Mettez en place un système de déclaration dans lequel vos employés peuvent facilement déclarer leurs dépenses professionnelles et présenter des reçus en temps réel. Vous pouvez utiliser la technologie numérique comme les rapports de dépenses en ligne ou les applications pour smartphone. Vos employés pourront y mettre à jour leurs dépenses et ajouter la photo des pièces justificatives, comme les reçus. Vous allez voir qu’utiliser l’application du site https://www.n2f.com est avantageux pour vous. Grâce à des fonctionnalités telles que l’horodatage et la classification facile des dépenses, les cas de non-conformité ou de fraudes pourront être rapidement détectés.

Utilisez les cartes de crédit d’entreprise

Les cartes de crédit d’entreprise vous permettent de mieux contrôler votre processus d’audit. Lorsque vous recevez un rapport de dépenses, vous pouvez alors le comparer à votre relevé de carte de crédit afin de vous assurer que les coûts correspondent. De plus, le fait d’avoir une carte de crédit d’entreprise décharge vos employés de la responsabilité de payer d’avance les dépenses professionnelles. Vous évitez également de perdre du temps lors des remboursements.

Numérisez vos dossiers

Une bonne tenue des registres est essentielle, en particulier dans tout service qui gère les finances d’une entreprise. Et il est beaucoup plus facile de tenir de bons registres s’ils sont sous forme numérique. Le papier peut se perdre et l’impression des reçus, s’effacer. À moins que votre système de classement ne soit très performant, il faut du temps pour trouver les bons dossiers au bon moment. En automatisant votre système de classement, vous pouvez stocker systématiquement des dossiers numériques faciles à consulter et à rechercher.

Mettez en place un audit de routine

Lorsque vous concevez vos politiques en matière de notes de frais, veillez à intégrer également un processus d’audit de routine. En fonction du montant des dépenses de vos employés, vous devez vérifier que vos notes de frais sont classées trimestriellement, semestriellement ou annuellement. Les audits vous aideront non seulement à détecter les cas de fraude, mais également à comprendre quelles sont les dépenses les plus importantes, et comment réduire les coûts.