De plus en plus de pays généralisent l’utilisation des factures électroniques. La facturation électronique est une forme de facture envoyée, mais aussi réceptionnée sous format électronique. L’utilisation officielle des factures électroniques ayant démarré depuis de nombreuses années, elle doit respecter certaines règles et obligations pour être valable. Découvrez ici ces dernières.
Les règles pour faire usage de la facturation électronique
Afin de faire usage d’une facturation électronique, plusieurs principes doivent être pris en compte. En effet, il est important de pouvoir garantir la pureté de la facture, la probité de son contenu ainsi que sa lisibilité. Cela est valable depuis le début de son émission jusqu’à la fin du temps de conservation.
Pour ce faire, la société qui se sert de la facture électronique peut utiliser diverses méthodes comme l’apposition d’une signature électronique. Il y a aussi l’utilisation d’une procédure dite EDI (Echange des Données Informatisées) pour faire parvenir les factures à l’entreprise client. En ce qui concerne les mentions obligatoires, elles sont semblables à celle des versions papier.
Les mentions obligatoires d’une facture électronique
Selon l’article L441-3 du code du commerce, toutes les factures établies et envoyées par un professionnel ou une entreprise doivent porter les mentions obligatoires ci-après :
- le nom de la structure et du client ;
- la date à laquelle la facture a été émise ;
- le numéro de la facture ;
- la date de la prestation ;
- le montant de la TVA ;
- les réductions appliquées (s’il y en a eu) ;
- les conditions de paiement, etc.
Vous pouvez prendre connaissance des autres mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture électronique sur ce site. En cas de non-respect de ces règles, l’autorité en charge de la concurrence et de la consommation se verra dans l’obligation d’appliquer une sanction. La valeur de cette dernière peut aller jusqu’à 375 000 € pour une personne morale et 75 000 € pour une personne physique.
Les règles de conservation des factures électroniques
Pour ce qui est des obligations de conservation des factures électroniques, l’administration fiscale tient également compte de certaines règles. La première est la conservation pendant six ans à partir de sa date d’envoi. Au cours des trois premières années, elles doivent être mises sur un support informatique et dans le format d’émission. Les trois autres années, la société peut choisir le support qu’il juge fiable.
Cette obligation de conservation tient compte aussi du choix effectué par l’entreprise sur :
- la totalité du message mis en place pour les factures envoyées par EDI ;
- la signature électronique à laquelle les factures se rapportent ;
- le certificat électronique permettant la vérification de cette signature ;
et l’ensemble des éléments de contrôles permettant d’effectuer un audit fiable en cas de non-usage des modes de transmissions ci-dessus.
En outre, les fichiers qui se rapportent à la facturation devront être stockés dans un lieu auquel la société peut facilement avoir accès pour usage immédiat de toutes les données. Ce stockage doit être fait en France, dans un pays de l’Union Européenne ou dans un pays offrant les mêmes garanties que l’UE. Dans ce dernier cas, une déclaration au centre des impôts est nécessaire. Pour finir, les factures électroniques sont à conserver selon le droit fiscal pendant six ans et dix ans selon le droit commercial.
